LA ADMINISTRACIÓN

Se define como el conjunto de conocimientos y técnicas que tienen por finalidad explicar el comportamiento de las organizaciones y que está orientado a dirigir sus recursos y el esfuerzo humano hacia el logro de un objetivo común.  

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN

1. Su universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La Administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Además, los elementos esenciales en todas esas clases serán los mismos, aunque, lógicamente, existan variantes accidentales.                                                                                      
2. Su especificidad: Aunque la Administración va siempre acompañada de otros fenómenos de distinta índole (contables, sociológicos, psicológicos, jurídicos, etc.), el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador.                                   
3. Su unidad temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.                                                                                                                                
4. Su unidad jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan, en distintos grados y modalidades, de la misma Administración. Así, en una empresa, forman "un solo cuerpo administrativo: desde el Gerente General hasta el último mayordomo.  

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

• La Administración se da donde quiera que exista una organización. 

• El éxito de una empresa u organismo social se debe a la buena administración que posea. 

• Para las empresas pequeñas y medianas, la manera más indicada de competir con otras es el mejoramiento de su administración, dicho en otras palabras, tener una mejor coordinación de sus recursos incluyendo al humano. 

• Para las organizaciones que están en vías de desarrollo, el principal elemento para desarrollar su productividad y su competitividad con otras es mejorar la calidad en su administración.  

En este vídeo representaremos un ejemplo del "porque" es importante llevar una buena Administración: 

NIVELES ADMINISTRATIVOS

Nivel Estratégico 

Es la administración del nivel superior que tiene el mayor poder y lleva la responsabilidad total de una empresa.  

Nivel Táctico 

Es la administración que reporta a la administración del nivel más alto el funcionamiento detallado de la empresa, además de desarrollar planes para implementar las metas generales establecidas por la alta dirección. 

Nivel Operativo

Es la administración que supervisa a los trabajadores y las operaciones que realizan.  

LAS ORGANIZACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

• De una manera u otra, todos somos miembros de distintas organizaciones. 
• Dos o más personas trabajando juntas de manera coordinada para que alcancen metas definidas. 
• El elemento básico de una organización es el objetivo. 
• Todas las organizaciones tienen un plan y recursos para alcanzar sus objetivos. 


Áreas funcionales de las organizaciones

• Área Comercial ( Ventas y Marketing) 
• Área de Producción 
• Área de Logística 
• Área de RRHH 
• Área de Finanzas  

SISTEMA 

Conjunto de elementos relacionados entre sí mediante una serie de relaciones que representan un conjunto de inputs y outputs, que se explican a través de determinados procesos de transformación. En la medida en que los sistemas pueden ser abiertos, esta teoría adquiere una gran complejidad.  

PROCESO DE TRANSFORMACIÓN 

Enfoque sistémico de organizaciones 

• La empresa no debe ser conceptualizada como un conjunto de áreas funcionales independientes. 
• Ésta se define como un conjunto de procesos que se deben dar para la consecución de los objetivos (vender, distribuir, etc.) 

EVOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la Administración. Algunos escritores remontan su desarrollo a los comerciantes sumerios y a los egipcios, antiguos constructores de las pirámides o a los métodos organizativos de la iglesia y las milicias antiguas. 

Egipto (4000a.C.) 

Las pirámides de Egipto son evidencia actual de que se intentaron proyectos de enorme alcance, que emplearon decenas de miles de personas, con bastante anticipación a los tiempos modernos.  

Siglo XIX

Algunos piensan en la Administración moderna como una disciplina que comenzó como un vástago de la economía en el siglo XIX. Los economistas clásicos, tales como Adam Smith y John Stuart Mill proporcionaron un fondo teórico a la asignación de los recursos, a la producción y a la fijación de precios. Al mismo tiempo, innovadores como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton, desarrollaron herramientas técnicas de producción, tales como la estandarización, procedimientos de control de calidad, contabilidad analítica, y planeamiento del trabajo. Para fines del siglo XIX, León Walras, Alfred Marshall y otros economistas introdujeron una nueva capa de complejidad a los principios teóricos de la Administración. Además, Joseph Wharton ofreció el primer curso de nivel terciario sobre Administración en 1881.  

Siglo XX 

Durante el siglo XX, la Administración fue evolucionando en la medida en que las organizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias, como la Ingeniería, la Sociología, la Psicología y la Teoría de Sistemas fueron desarrollándose. 

Primeras prácticas administrativas

La Administración se ha desarrollado desde hace siglos, pero inicia a partir de la revolución industrial, dada la necesidad de dirigir en forma más eficiente las fábricas, de las que surgen diversos individuos.

Teorías de la Administración

Frederick Taylor – Padre de la Administración Científica 

Dentro de sus principales aportaciones, están los principios administrativos, los mecanismos de administración, el pago por destajo, la selección de personal y las características de los trabajos humanos. 

Henry Fayol - Padre de la Administración Clásica

De origen francés, es para algunos, el autor más distinguido de la teoría administrativa. Señaló que ésta se puede aplicar en toda organización humana (universalidad). Se le considera el padre del proceso administrativo y creador e impulsador de la división de las áreas funcionales para las empresas.  

LOS 14 PRINCIPIOS DE FAYOL

División del trabajo
Especialización de las tareas y de las personas para aumentar la eficiencia. Tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el mismo esfuerzo; por ejemplo, el obrero que siempre hace la misma pieza o el jefe que trata siempre los mismos asuntos adquiere una habilidad, una seguridad y una precisión que aumenta sus rendimientos. 

Autoridad y responsabilidad
 Autoridad es el derecho de dar órdenes y esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la primera. Debe haber equidad entre estas dos últimas. A mayor autoridad, mayor responsabilidad; a menor autoridad, menor responsabilidad. 

Disciplina 
Es, esencialmente, la obediencia, la conducta, los signos exteriores de respeto de acuerdo con las convenciones establecidas entre las empresas y sus agentes.  

Unidad de mando 
Cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Éste es el principio de la autoridad única. Para una acción cualquiera, un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe, sino la estabilidad queda amenazada.  

Unidad de dirección 
Establecimiento de un jefe y un plan para cada grupo de actividades que tenga el mismo objetivo. Este principio se formula así: un solo jefe, y un solo programa para un conjunto de operaciones que tiendan al mismo objetivo. 

Subordinación 
De interés individual al general: los intereses generales deben estar por encima de los intereses particulares. Este principio recuerda que, en una empresa, el interés de un agente o de un grupo no debe prevalecer contra el interés de la empresa.  

Remuneración 
Hay que dar un pago justo a los trabajadores del conjunto de la organización. 

Centralización 

Concentración de la autoridad en la cúpula de la jerarquía de la organización. La centralización no es un sistema de administración bueno o malo en sí, que pueda ser adoptado o abandonado a voluntad de los dirigentes o de la circunstancias, sino existe siempre en mayor o menor medida. Por ello, se trata de encontrar el límite favorable a la empresa.  

Cadena de escalar

Línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo; es el principio de mando. Es un conjunto de jefes que van de la autoridad suprema a los agentes inferiores. La vía jerárquica es el camino que siguen, pasando por todos los grados de la jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o que le son dirigidas. Este camino está impuesto a la vez por las necesidades de la transmisión asegurada y por la uñada de mando.

Orden

Debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar. Es el orden material y humano, que debe tener como resultado evitar las pérdidas de materias y las de tiempo.

 Equidad 

Amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del personal. Para que el personal se sienta alentado a aportar en el ejercicio de sus funciones toda la buena voluntad y el entusiasmo que es capaz , es necesario que sean tratados con benevolencia. Por ello, la equidad resulta de la combinación de benevolencia y la justicia. 

Estabilidad 
En los empleos, la rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia de la organización. Por ello, cuanto más tiempo permanezca una persona en un cargo, tanto mejor. 

Iniciativa
Es posibilidad de concebir y de ejecutar una acción. La iniciativa de todos es una gran fuerza para la empresa. 

Espíritu de equipo
La armonía y la unión entre las personas constituyen grandes fortalezas en la organización. La unión hace la fuerza, y la armonía y la unión del personal de una empresa hace fuerte a la misma. 

 

PROCESO ADMINISTRATIVO

DEFINICIÓN: La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

     

PLANIFICACIÓN:  

La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades.

Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?).

ORGANIZACIÓN  

La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

a) La organización se refiere a estructurar quizás la parte más tipica de los elementos que corresponden a mecánica administrativa.

b) Por lo mismo, se refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades".

c) Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "están por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.

d) La organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el sentido de qué puesto y no cuál persona.

DIRECCIÓN

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.

Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener éstos resultados:

a) En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser productivas.

b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.

  

CONTROL

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control.

El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos primordiales:

• Establecer las normas de desempeño.
• Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.
•  Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas

     

¿Habilidades que debe tener un Administrador?

"Una habilidad es la capacidad de transformar conocimientos en acción que resulta en un desempeño esperado".

Para un desempeño Administrativo existen tres habilidades importantes:

1. Habilidades Técnicas: Esta habilidad incluye en el uso de conocimientos específicos y la facilidad para aplicar técnicas relacionadas con el trabajo y los procedimientos.                           
2. Habilidades Humanas: Esta habilidad se relaciona con el Trato con las personas, se refiere a la facilidad de la relación interpersonal y grupal. Incluye  la capacidad de comunicarse, de motivar, dirigir y resolver conflictos personales o grupales, es decir, que se refiere a la interacción personal.                                                                                                                              
3. Habilidades Conceptuales:  Esta habilidad implica una visión de organización o de la unidad organizacional  de manera conjunta, la facilidad de trabajar con ideas, conceptos, teorías y abstracciones. Es decir, un administrador con habilidades conceptuales se encuentra apto para comprender las diversas funciones de la organización y complementarlas entre si, puede entender como se relaciona la organización con el ambiente y como afectan los cambios en una parte de ellas a las demás.   

Elementos de la Administración

EFICIENCIA

Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a ” insumo-productos”.

Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

• Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados.
• Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado.

Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando eficientemente.

EFICACIA

Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido.

Nos preguntábamos si podríamos ser eficientes sin ser eficaces. La respuesta es afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es eficiente con metas equivocadas.

PRODUCTIVIDAD

Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida consideración de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:

MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD:

1. Acrecentar la producción (resultados) con los mismo insumo.

2. Disminuir los insumos manteniendo la misma producción.

3. Aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modo favorable.